Apa itu Formulir Kondisi Koleksi ?

Formulir kondisi kolksi atau condition form merupakan bagian dari survey koleksi museum (collection survey). Survey koleksi itu sendiri berfungsi untuk membuat “potret” dari keadaan suatu koleksi pada suatu waktu1. Kegiatan survey koleksi ini menjadi salah satu kegiatan penting bagi museum karena museum dapat memperoleh informasi penting yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan dalam menyusun kebijakan pengelolaan koleksi museum.

Formulir kondisi koleksi menjadi salah satu alat penting bagi registrar, kurator, dan terutama bagi konservator untuk mengelola dan merawat koleksi museum mereka terutama ketika koleksi masuk ke museum atau keluar dari museum untuk keperluan peminjaman2.

Formulir kondisi koleksi berupa suatu dokumen yang berbentuk formulir isian manual yang berisi beberapa informasi penting yang perlu dikumpulkan dari suatu koleksi antara lain:

  1. Data Koleksi (nomor registrasi, nama koleksi, dimensi, kategori, jenis material)
  2. Data Kondisi
    • Deskripsi kondisi
    • Daftar jenis kerusakan (berupa checklist)
  3. Deskripsi tindakan yang pernah dilakukan sebelumnya
  4. Rekomendasi tindakan yang diperlukan jika koleksi perlu mendapatkan tindakan
  5. Rekomendasi penanganan koleksi (cara membawa, cara menyimpan)
  6. Rekomendasi lingkungan ideal untuk koleksi (suhu, kelembapan)

Formulir kondisi koleksi ini merupakan dokumen yang tidak terpisahkan dari dokumen lain yang berhubungan dengan koleksi yang bersangkutan dan sangat disarankan untuk disimpan menjadi satu kesatuan folder dengan dokumen lainnya (dokumen registrasi, dokumen arti penting, dan sebagainya) untuk mencegah tercecernya dokumen yang menyebabkan hilangnya informasi penting dari koleksi tersebut.

Bagaimana Mengisi Laporan Kondisi Koleksi?

Formulir kondisi koleksi biasanya diisi oleh seorang konservator ketika melakukan pemeriksaan kondisi koleksi. Formulir kondisi koleksi tersebut biasanya berupa formulir yang diisi secara manual untuk informasi penting menyangkut koleksi.

Di beberapa bagian lain (terutama pada bagian jenis kerusakan) biasanya berupa daftar kerusakan yang pengisiannya dapat dilakukan dengan hanya membubuhkan tanda cek (check mark, atau Χ) pada pilihan kerusakan yang ditemukan pada saat pemeriksaan.

Beberapa museum ada yang membuat formulir kondisi koleksi ini dengan sederhana (tidak terlalu banyak isian dan pilihan) namun ada juga yang membuat dengan sangat rinci. Hal tersebut sebenarnya tergantung dari informasi yang ingin diperoleh seorang konservator.

Selain informasi berupa tulisan, biasanya formulir kondisi koleksi melampirkan foto koleksi secara umum dan foto detail pada bagian kerusakan sebagai suatu syarat kelengkapan menjadi sebuah dokumen pemeriksaan kondisi. Selain foto, dapat pula berupa sketsa yang menunjukkan lokasi kerusakan dari koleksi.

Pengisian formulir kondisi koleksi ini perlu dilakukan secara cermat dan dibutuhkan ketelitian dari seorang konservator dalam mengidentifikasi kondisi dari koleksi yang diperiksa dan keterangan yang ditulis dalam laporan ini harus disusun secara sistematis.

Formulir tersebut harus disusun secara sistematis agar di masa yang akan datang, jika konservator lain atau staf museum lain membutuhkan informasi mengenai kondisi koleksi, mereka dapat langsung memahami maksud yang disampaikan oleh konservator yang melakukan pemeriksaan.

Jika formulir kondisi koleksi ditulis dengan tangan (manual) maka diharuskan menulis dengan tulisan yang mudah dibaca. Jangan sampai orang lain mengalami kesulitan untuk membaca laporan kondisi koleksi ini yang dapat menyebabkan kesalahan penafsiran dan kesalahan pengetikan jika laporan atau formulir kondisi koleksi ini akan dibuat menjadi dokumen elektronik (pdf, doc, docx, xls, atau xlxs).

Penggunaan Istilah Khusus

Konservator biasanya memiliki istilah khusus yang digunakan untuk mendeskripsikan kerusakan pada koleksi menyesuaikan dengan jenis material koleksinya. Sering kali istilah yang digunakan tidak terlalu mudah dimengerti oleh staf atau konservator lain. Untuk menghindari hal tersebut, akan lebih baik jika dalam penyusunan formulir pemeriksaan kondisi juga disertakan daftar istilah (glossary) yang digunakan dalam formulir ini berikut dengan artinya.

Jika pemeriksaan dilakukan lebih dari satu orang, maka konservator utama yang memimpin proses pemeriksaan perlu mengkomunikasikan cara pengisian dan istilah-istilah khusus yang digunakan kepada anggota timnya supaya terdapat suatu kesepakatan dan kesepahaman bersama ketika melakukan pemeriksaan kondisi pada koleksi.

Pensil, Spidol, atau Ballpoint?

Saya menyarankan pengisian formulir kondisi koleksi dilakukan dengan menggunakan pensil (minimal 2B) sehingga jika terjadi kesalahan pada saat pengisian akan lebih mudah untuk dikoreksi. Berbeda jika menggunakan spidol atau ballpoint yang lebih bersifat permanen dan lebih sulit untuk dikoreksi jika terjadi kesalahan pengisian.

Agar formulir yang diisi dengan menggunakan pensil tersebut tidak terhapus (karena sering tergesek dengan kertas lain atau tergesek oleh tangan) sangat disarankan untuk segera mengalihkan formulir isian ini ke dalam bentuk digital dengan menggunakan perangkat lunak pengolah kata seperti Microsoft® Word atau Microsoft® Excel sehingga menjadi Laporan Survey Kondisi Koleksi.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan dan kekurangan dari formulir kondisi koleksi tergantung sampai sejauh mana atau serinci apa formulir kondisi koleksi tersebut dibuat. Bentuk formulir kondisi koleksi yang dibuat dengan sangat rinci tentu akan memakan waktu lebih lama dalam pengisian dan terdiri dari beberapa lembar (4-10 lembar) namun tentu informasi yang dikumpulkan menjadi lebih banyak dan lebih rinci.

Terlalu Rinci, Terlalu Banyak Informasi, Sia-Sia?

Tentunya pemahaman seperti ini saya rasa kurang tepat. Kita tidak pernah tahu informasi apa yang kita inginkan dimasa yang akan datang. Jika museum memiliki ratusan koleksi tentunya menjadi pemborosan waktu jika konservator harus memeriksa kembali satu-per-satu koleksinya untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh konservator.

Oleh sebab itu, penyusunan formulir isian kondisi sedari awal perlu dilakukan secara sistematis dan terencana dengan baik untuk menghindari terjadinya kekurangan informasi yang dibutuhkan oleh konservator.

 

Berikut ini saya berikan beberapa contoh formulir kondisi koleksi yang dipublikasikan oleh beberapa institusi penelitian maupun museum. Anda akan dapat melihat perbedaan antara satu dengan lainnya. Tidak ada suatu kesepakatan mutlak yang harus diikuti dalam menyusun suatu formulir kondisi koleksi. Anda dapat menyusun formulir sesuai dengan keinginan dan kebutuhan. Namun, yang perlu diperhatikan adalah bahwa formulir yang Anda susun harus dapat mengumpulkan informasi penting dari kondisi koleksi museum Anda secara sistematis.

 


Footnotes

  1. Heritage Collection Councils. 1998. reCollections; Managing Collections – Collection Surveys and Condition Reporting. pp 39-56.
  2. Museum of New Zealand Te Papa Tongarewa. 2010. Condition Reporting (Second Edition). National Services Te Paerangi. Wellington, New Zealand. ISSN 1175-646.