Sistem Manajemen Koleksi vs Sistem Administrasi

Sistem Administrasi Museum merupakan sebuah sistem administrasi yang digunakan oleh museum untuk mengelola data yang diperlukan oleh museum. Data yang dikelola dapat berupa agenda kegiatan, anggaran, surat menyurat, dan data kunjungan.

Sistem administrasi museum merupakan sistem terpisah dari sistem manajemen koleksi dimana sistem manajemen koleksi lebih menitik beratkan pada data koleksi yang meliputi: data koleksi, kurasi, konservasi, hingga histori pameran dan peminjaman koleksi.

Fitur Sistem Manajemen Administrasi Museum

Sistem manajemen administrasi museum sekurang-kurangnya memiliki fitur pengelolaan data yang berupa:

  1. Data Administrasi Surat (Surat Masuk dan Keluar)
  2. Agenda Kegiatan Museum
  3. Data Kunjungan
  4. Data Museum

Untuk museum skala menengah, sistem manajemen administrasi dapat dikembangan sehingga memiliki fitur pengelolaan data seperti:

  1. Data Aset Museum (aset museum non-koleksi)
  2. Anggaran
  3. Manajemen Stok Barang untuk melakukan kontrol penggunaan barang yang dibeli dengan anggaran
  4. Pencatatan Aktifitas Harian untuk melakukan catatan harian staf museum

Seluruh fitur yang ada dalam sistem manajemen administrasi haruslah dapat mengeluarkan keluaran (output) dalam format Microsoft Excel atau PDF, tidak hanya berupa tampilan pada layar monitor sehingga jika suatu ketika diperlukan untuk keperluan administrasi, maka museum telah siap dengan data-data yang diperlukan.

Sistem Berbasis Web

Sistem manajemen administrasi yang saat ini banyak digunakan banyak dibuat di atas sistem berbasis pemrograman web sehingga data disimpan pada media penyimpanan di penyedia server.

Hal ini akan memudahkan pengelola untuk mengelola data museumnya karena dengan diunggah ke dalam server milik museum maka data museum dapat diakses dari mana saja melalui browser Anda semudah mengakses laman situs website, facebook, twitter, dan lainnya.

Sistem berbasis web juga memudahkan pembaharuan sistem induk (core system) dibandingkan dengan sistem yang berbasis instalasi yang dibenamkan (diinstal) pada komputer Anda. Beberapa programer yang berkutat pada bahasa pemrograman website dan familier dengan bahasa PHP, Java, CSS, HTML akan lebih mudah untuk melakukan pembaharuan sistem.

Online atau Offline ?

Pengelola museum tidak perlu khawatir harus menyewa layanan server yang berbayar. Sistem Manajemen Administrasi Museum berbasis web juga dapat dibenamkan pada server virtual Anda, yaitu dengan memanfaatkan komputer/laptop pribadi sebagai server lokal (localhost).

Komputer (PC) dapat dijadikan sebagai server lokal. Pengelola museum dapat menggunakan jaringan lokal (intranet) yang hanya dapat diakses dari jaringan museum itu sendiri.

Pengelola dan staff museum tinggal memasukkan alamat IP komputer PC yang dijadikan sebagai server lokal pada kolom alamat browser Anda. Misal: 127.0.0.1/admin, localhost/simadmin, 192.168.0.1/admin-museumsaya,

Jika suatu hari nanti aplikasi perlu diunggah ke server sehingga dapat secara online diakses dari mana saja, pengelola museum tinggal memindahkan sistem dan database yang ada ke server yang baru. Hal ini yang menjadi salah satu kelebihan aplikasi yang dibangun dengan dasar web programming.

Salah satu sistem administrasi manajemen museum yang telah dibangun oleh Arkeologinesia adalah Sistem Manajemen Administrasi Museum UGM.

Sistem Manajemen Administrasi Museum UGM memiliki fitur:

  1. Data Administrasi Surat (Surat Masuk dan Keluar)
  2. Agenda Kegiatan Museum
  3. Data Kunjungan
  4. Data Museum
  5. Data Aset Museum (aset museum non-koleksi)
  6. Anggaran
  7. Manajemen Stok Barang untuk melakukan kontrol penggunaan barang yang dibeli dengan anggaran
  8. Pencatatan Aktifitas Harian untuk melakukan catatan harian staf museum

Sistem ini pertama kali dipublikasikan untuk digunakan dalam lingkungan Museum UGM pada 6 Agustus 2018. Sistem manajemen ini digunakan untuk membantu Museum UGM dalam mengelola data administrasi di lingkungan Museum UGM.

Halaman Login
Halaman Dashboard
Fitur Manajemen Surat
Fitur Manajemen Agenda Kegiatan
Fitur Tambah Data Pengunjung
Fitur Pengelolaan Aset Museum
Fitur Pengelolaan Stok Barang (Kebutuhan Konservasi, Pameran, dan sebagainya)
Fitur Pencatatan Aktivitas Harian Pengelola dan Staf Museum
Fitur Informasi Data Museum